Filing Adalah

D. Filing Cabinet Tahan Api

Kabinet yang tahan api akan lebih aman daripada jenis lemari lainnya. Untuk memastikan perlindungan ekstra terhadap dokumen-dokumen penting, khususnya untuk kasus perlindungan kecelakaan kebakaran, Anda dapat memilih filing cabinet yang terbuat dari bahan tahan api, atau filing cabinet yang tahan api.

Flat file cabinet digunakan khusus untuk menyimpan karya seni, peta, dan rencana konstruksi. Mereka biasanya memiliki laci datar tanpa sudut, sehingga dokumen besar bisa diletakkan dengan aman.

Meningkatkan Aksesibilitas & Cepatnya Pencarian

Filing System yang baik memungkinkan karyawan dengan mudah mengakses dokumen yang mereka butuhkan. Ini bisa menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, dan memastikan informasi dapat ditemukan dengan cepat.

Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen

Filing System membantu mengatur siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan jangka panjang atau penghapusan. Dokumen yang sudah tidak digunakan lagi dapat dikelola sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Sebuah Filing System memungkinkan perusahaan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku terkait.

Fungsi Filing Cabinet

Dalam dunia bisnis dan kehidupan sehari-hari, dokumen-dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, data karyawan, dan dokumen penting lainnya harus diatur dengan baik agar mudah diakses ketika diperlukan. Itulah mengapa kabinet arsip menjadi bagian penting dari setiap kantor atau ruang kerja.

Filing cabinet umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen bisnis penting untuk mencegah berbagai kerusakan yang dapat disebabkan oleh faktor eksternal seperti kelembaban, serangga atau api.

Namun, tahukah Anda bahwa selain fungsi utama tersebut, filing cabinet memiliki beberapa kegunaan lain untuk kantor. Berikut beberapa fungsi filing cabinet:

Oleh karena itu, lemari arsip merupakan alat yang sangat penting untuk menjaga keamanan, ketertiban, dan kebersihan (K3) di lingkungan kerja atau tempat lain yang membutuhkan penyimpanan dokumen yang rapi dan teratur.

Apa itu Filing System

Filing System adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

C. Mobile Filing Cabinets

Filing cabinets bergerak, atau mobile filing cabinets, adalah pilihan ideal untuk ruang kerja yang membutuhkan fleksibilitas. Dilengkapi dengan roda, lemari arsip ini dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain sesuai kebutuhan.

Keamanan dan Perlindungan Data

Filing System membantu melindungi dokumen penting dari resiko kerusakan, kehilangan, atau kebakaran. Dokumen – dokumen sensitif dapat disimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki izin.

Macam – Macam Filing System

Bahan Filing Cabinet

Perhatikan bahan pembuatan yang digunakan dalam produksi kabinet. Filing cabinet dari metal biasanya lebih tahan lama dan kokoh, sementara filing cabinet dari kayu memberikan tampilan yang lebih estetis. Pilihlah bahan yang sesuai dengan lingkungan kantor Anda dan kebutuhan penyimpanan dokumen.

Pertumbuhan dan Skalabilitas

Sebuah Filing System yang baik harus dapat tumbuh seiring dengan perusahaan. Ini berarti perusahaan menambahkan lebih banyak dokumen dan informasi seiring dengan pertumbuhan bisnis tanpa mengorbankan efisiensi atau aksesibilitas.